Jest takie powiedzenie, że diabeł tkwi w szczegółach. Świetnie pasuje ono do z pozoru prostej sprawy, jaką jest wpisanie zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg (tzw. umiejscowienie). Rzeczy ważnej dla każdego, kto stara się np. zostać polskim obywatelem.

Umiejscowienie albo inaczej transkrypcja zagranicznych aktów prawa cywilnego, czyli aktu urodzenia, małżeństwa i zgonu, oznacza ich rejestrację w polskich księgach stanu cywilnego. Umiejscowienie nie jest obowiązkowe, czyli np. za brak umiejscowienia aktu małżeństwa dokumentującego zawarcie przez obywatela polskiego związku małżeńskiego za granicą nie grożą żadne sankcje. Czasami jest ono jednak niezbędne, np. w sytuacji, gdy cudzoziemiec ubiega się o polskie obywatelstwo. I wtedy zaczynają się problemy. 

Zakres informacji umieszczanych w aktach stanu cywilnego różni się pomiędzy krajami. Dla przykładu, pełny odpis aktu urodzenia wydany przez polski urząd stanu cywilnego (USC) zawiera informacje o dacie i miejscu urodzenia rodziców, a ukraiński nie zawiera takich informacji. Tymczasem pełny, wydany przez polski USC, odpis aktu urodzenia ze wszystkimi danymi często wymagany jest przy wydaniu pierwszego polskiego paszportu (chociaż kwestią sporną jest, czy faktycznie można od wnioskodawcy żądać pełnego odpisu).  

Jeżeli jakichś danych w akcie stanu cywilnego brakuje, to można je uzupełnić w oparciu o np. akty urodzenia rodziców wnioskodawcy. Teoretycznie można wystąpić o wydanie odpisu tych dokumentów w zagranicznym odpowiedniku USC. Niestety, czasem jest to bardzo trudne, kosztowne i czasochłonne, np. gdy miejsce urodzenia wnioskodawcy znajduje się już w granicach innego państwa. Można jeszcze poszperać w domowym archiwum i załączyć dokumenty, które są w posiadaniu rodziców wnioskodawcy. Problem jednak w tym, że rodzice niespecjalnie kwapią się, mówiąc delikatnie, do darowania dokumentów, które są czasem jedyną rzeczą, która pozostała im po przodkach. Darowania, ponieważ dokumenty załączone do wniosku, co do zasady, nie podlegają zwrotowi. Innym, choć rzadszym, problemem jest sytuacja, gdy prawo obce dopuszcza posiadanie dziecka przez rodziców tej samej płci, co znajduje odzwierciedlenie w zagranicznym akcie urodzenia. Wpisanie takiego aktu najpewniej również zakończy się niepowodzeniem. Przykładem jest słynna sprawa polsko-brytyjskiej pary, która bezskutecznie próbowała dochodzić swoich praw przed sądem (sygn. akt II OSK 1298/13). Chociaż brak umiejscowienia aktu stanu cywilnego nie blokuje całkowicie drogi do polskiego obywatelstwa osobie, której się ono słusznie należy, to jednak znacznie utrudnia jego otrzymanie. A jeszcze trudniej w tej sytuacji o polski paszport.

I tak rzecz z pozoru błaha jest czasem biegiem z przeszkodami, które wynikają przede wszystkim z różnic pomiędzy prawem polskim a zagranicznym.                                                                           

             KM